W sali konferencyjnej, jak sama nazwa wskazuje, urządzane są konferencje. Jednak nie tylko. To właśnie tam organizuje się na ogół szkolenia zamknięte i kursy dla pracowników. Poza tym sala weselna, bankietowa i konferencyjna to bardzo dobre miejsce do spotkań z ważnymi klientami. Można tam chociażby popisać się prezentacją, przygotowaną specjalnie na dane spotkanie.
Zanim jednak do owego popisu dojdzie, konieczne jest wyposażenie sali konferencyjnej w odpowiedni sprzęt. Przed zakupem co nowszych i bardziej bajeranckich gadżetów, warto jednak dokładnie przemyśleć, jakim celom konkretna sala konferencyjna powinna służyć. Czasami okazuje się, że z części wydatków można swobodnie zrezygnować.
Co więcej, nawet lepiej sobie je odpuścić, ponieważ zbędne przedmioty tylko zagracą pomieszczenie. A sala konferencyjna powinna być możliwie dużym pokojem o stosunkowo otwartej przestrzeni. Tak by nie przytłaczała, ale podkreślała pozycję firmy, której służy. Jeżeli w sali planuje się wyłącznie spotkania twarzą w twarz, wówczas duży stół powinien wystarczyć. Oczywiście musi znaleźć się tam także odpowiednia do wielkości stołu liczba krzeseł. Sam stół nie powinien być za mały. Warto zastanowić się nad wielkością grupy, która w posiedzeniach będzie brała udział. Stół nie może być jednak za duży. W takiej sytuacji utrudni poruszanie się po pomieszczeniu. Zaburzy także ostateczny efekt wizualny. Jeżeli w sali planowane są video konferencje, a zdarzają się one coraz częściej, wówczas pomieszczenie będzie wymagało dodatkowego wyposażenia.
Podstawą będzie tu sprzęt audiowizualny, za pośrednictwem którego będzie można wspomniane narady organizować. Aby nie zajmować dodatkowego miejsca, a jednocześnie ułatwić przyszłym użytkownikom uczestnictwo w video konferencjach, można sprzęt powiesić na ścianie. W czasach płaskich, wielofunkcyjnych telewizorów i monitorów nie powinno być z tym zbyt wiele kłopotów. Salę konferencyjną należy natomiast potraktować w kategorii inwestycji. Dobrze wyposażona będzie służyła przez lata.